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포스트 코로나 시대, 지역마다 차이가 있으나 직원의 사무실 복귀 경쟁이 빠른 속도로 이어지고 있다. 일례로, 영국 근로자의 사무실 복귀 속도는 미국 근로자보다 6배 더 빠르다. 직원의 사무실 복귀 속도를 떠나 전 세계 고용주는 사무실 복귀가 지닌 초기의 새로움이 사라진 뒤 직원의 사무실 복귀를 계속 유도하고 있다.

고용주는 직원의 사무실 복귀를 유도하기 위해 무제한으로 비용을 지출할 수 없다. 인플레이션에 경기 침체가 다가오자 고용주도 다른 이들과 마찬가지로 영리한 재정 관리 압박을 받는다.

복합 근무 유지를 돕는 업무 플랫폼 기업 엔보이(Envoy)의 고객 성공 총괄 관리자 레밍턴 우(Remington Woo)는 “코로나19 사태 이전 기업 지도자는 직원이 주 5일 사무실에 출근할 것을 알고 있는 상태에서 판단했다. 지금보다 사무실 인력 전망 조건이 간단했으며, 공간 효율성에 초점을 맞추었다”라고 말했다. 그러나 코로나19 이후 새로운 복합 근무 친화적 접근 방식에 대한 초점이 진화했다. 우는 “기업 지도자는 생산성과 직원 참여도 모두 최적화할 방법을 모색한다. 그리고 이를 바탕으로 새로운 사무실 근무의 정확한 흐름을 이해해야 한다”라고 덧붙였다.

그동안 기업은 항상 사무실 데이터를 수집했다. 그러나 모든 기업이 수집한 데이터를 활용하는 것은 아니다. 하지만 복합 근무 방식이 인기를 얻고, 많은 기업이 경쟁력을 유지할 방안을 모색하면서 데이터 활용 추세가 달라지기 시작했다. 직관에 의존하는 대신 사무실 공간을 최대한 활용하는 데 도움이 될 확고한 데이터를 더 활용하는 기업이 갈수록 증가하는 추세이다.

최근, 미국의 어느 한 소프트웨어 업계 중소기업은 사무실 공간 축소를 결정했다. 기업 지도자는 6개월간 사무실 규모 축소와 함께 복합 근무 방식을 관리하는 추세를 유지할 것이다. 데이터를 바탕으로 보았을 때, 사무실 공간을 일부 임대하고 나머지 공간을 통합하기로 판단했다. 또한, 그동안 여러 층에 나누어 근무한 직원 모두 같은 공간에서 근무하도록 사무실 활용 공간을 줄였다. 이 덕분에 기업은 매달 수만 달러를 절감한다.

우는 “사무실 규모 축소 이유는 비용 절감이다. 그러나 비용 절감 효과 이외에도 전 직원이 같은 공간에 모이면서 직원 간 얼굴을 마주칠 기회가 증가한다. 계획하지 않은 순간, 직장 내 더 강력한 관계 형성을 위한 전략이다”라고 말했다.
 
기업 지도자가 직원 간 유대 관계 강화를 기대하는 방식 중 하나는 부서나 업무 기능, 활동 유형 등에 따라 직원이 같은 공간에 있도록 유도하는 것이다. 익숙한 개념이라고 생각한다면, 당연한 것이다. 바로 코로나19 이전 대다수 사무실의 자리 배치 방식과 같기 때문이다. 부서별로 같은 공간에 자리가 지정된다. 하지만 이제 많은 직원이 가정과 사무실에서 보내는 시간을 분리하며, 한 직원이 퇴사하는 순간까지 고정적으로 사용할 사무실 책상이나 정해진 일정은 없다. 많은 기업이 이미 사무실 공간을 축소했으며, 결과적으로 모든 직원을 위한 지정 좌석이 없다. 직원 사이에서 비슷한 직무 담당 직원이나 같은 프로젝트 참여자 간 하루 동안 좌석을 예약하는 방식이 갈수록 인기를 얻는 추세이다. 포스트 코로나 시대 직원 1/3 이상은 동료와 같은 공간에서 얼굴을 보며 일하거나 사전 회의를 진행한다.

다른 직원과 서로 옆에서 일할 때와 필요에 따른 임의의 좌석 사용이 직원에게 선사하는 장점은 협력과 관계 형성이다. 주로 모바일 앱을 통해 사무실에 들어오는 직원과 시간을 확인할 수 있으며, 사무실 자리를 예약할 가장 좋은 방법을 판단할 수 있다.

고정 좌석이 없는 사무실 환경은 업무 생산성과 협력이라는 긍정적인 영향으로 이어지며, 새로운 관계 형성이나 기존 관계 강화에 도움이 된다.

기업은 데이터를 활용해 효과적인 사무실 환경을 확인하고 똑같이 적용하려 한다. 캘리포니아의 어느 한 테크 기업은 사무실 공간별 직원 복귀율을 비교한다. 해당 기업은 데이터를 바탕으로 직원의 사무실 복귀율이 가장 높은 사무실 공간 순위를 책정한다. 기업 지도자는 직원의 사무실 복귀 유도 효과가 가장 좋은 방식을 확인하고, 데이터로 수집한 정보를 적용하면서 다른 공간에도 똑같은 환경을 마련한다.

해당 기업은 업무 플랫폼을 활용해 데이터 수집과 분석 작업을 효과적으로 수행하는 기업 중 한 곳일 것이다. 업무 플랫폼은 기업의 방문객 체크인과 좌석 및 공간 예약, 모든 사무실 데이터 분석에 도움이 된다. 사무실 운영 담당자에게 사무실 방문자나 직원의 좌석과 회의실과 같은 공간, 자원 활용 방법 등 사무실 현장과 관련된 아이디어를 제공하기도 한다. 사무실 활용 정보를 바탕으로 사무실 운영 담당자는 즉시 많은 직원이 예상하는 (간혹 예상치 못한) 변경 사항을 적용해야 한다.

유럽의 어느 한 방위산업체는 사무실 데이터 50여 가지를 활용해, 외부인의 사무실 방문 처리 과정과 효율적인 인력 배치 방법 등을 이해한다. 해당 기업은 현장을 찾는 방문객 수를 추적해, 하루 중 사무실이 가장 혼잡한 시간을 파악한다. 사무실 관리자는 사무실 활용 현황 정보를 바탕으로 가장 혼잡한 시간에 리셉션 영역의 수요를 적절히 활용하도록 일정을 조율한다.

직원이 문제를 겪는 부분 중 하나는 자유로운 컨퍼런스 공간 및 회의실 활용이다. 일정 관리 소프트웨어가 실시간 데이터를 확인하고 컨퍼런스 공간이나 회의실 활용과 예약 현황 패턴을 보여줄 수 있다. 회의실을 예약하려 하지만, 번번이 예약하지 못하는 부서가 있는가? 혹은 하루 혹은 일주일 중 며칠 동안 예약한 회의실을 아무도 사용하지 않는 때가 있는가?

기업 지도자는 회의실 활용 흐름을 추적과 매일 회의실과 같은 공간을 찾는 직원 수를 추적하면서 미래 계획을 구상할 수 있다. 우는 “하루 중 활용할 수 있는 사무실 책상 수와 회의실, 주차 공간 혹은 탕비실에 구비해야 할 식품 양이나 식품이 필요한 때를 예측하는 것을 모두가 원할 것이다. 활용할 수 있는 공간 유무 확인 등 사무실 내 불확실성을 없애면서 직원의 사무실 활용 만족도를 오래 유지할 수 있을 것이다”라고 말했다.

여전히 사무실을 함께 모여 근무하는 공간이 되도록 직원의 복귀를 설득하기 어렵다. 그러나 엔보이 자체 설문 조사 결과, 직원의 사무실 복귀 만족도 유지가 첫 번째 단계이다. 한 번 사무실에 복귀하면, 직원 90%는 예상한 것보다 더 만족한다고 말한다.

우는 “기업은 직원의 사무실 복귀를 적극적으로 추진한다. 그리고 동시에 지출 비용을 줄이면서 더 많은 것을 제공해야 한다는 압박을 받는다. 직원의 사무실 복귀와 비용 절감 성공을 위해 필요한 것은 빅데이터와 근무 방식 변경이다. 결국, 사무실에 출근하는 직원은 더 나은 근무 환경을 얻을 수 있을 것이다”라고 전했다.

** 위 기사는 와이어드UK(WIRED.co.uk)에 게재된 것을 와이어드코리아(WIRED.kr)가 번역한 것입니다. (번역 : 고다솔 에디터)

<기사원문>
You’ve Asked Employees to Come Back to the Workplace. Now What?